准备会议,跟进会后的工作
从一条会议任务开始,保留讨论和决定,再把需要执行的事安排下去。
本页内容
会前:在任务里准备议题和材料
创建一条任务,例如“客户产品页方案评审”,安排好准备的开始日期。打开笔记,写清本次需要确认什么,并附上最新方案和相关资料链接。
有些准备工作需要独立完成时,创建子任务,例如“整理客户反馈”“检查演示方案”。
本次需要确认:
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讨论材料:
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已确认决定:
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待确认问题:
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后续行动:
- 会中:区分已经决定和仍待确认
在同一条任务里继续记录。把已确认范围、仍待确认的问题和暂时提出的建议分别写清,保留决定所依据的材料。
例如首版保留产品介绍和联系入口已经确认,但入口用表单还是邮箱仍待客户答复。两者应分别记录,避免把未决问题写成已经确定的安排。
会后:把行动项变成子任务
在笔记中输入“/”,选择“任务”,分别建立“确认联系入口形式”“按确认结果修改线框”“发送更新稿”等子任务。
为每条任务写清交付结果,再设置开始日期;有明确期限时补上截止日期和提醒。需要谁提供信息,可以直接记在任务正文里。
下次讨论前,回到这份记录
每完成一步,在对应任务里记下结果和材料位置,再勾选完成。下次会议前,从父任务就能回顾上次的决定和后续进展。
给值得保留的会议记录加上项目标签。会议结束后,这些记录仍然可以作为以后核对范围和决定的依据。