ノートのタグが増えすぎたら？名前と階層を整理する方法

ノートのタグ整理は、実際に何を探したいかから始めます。同義の名前はそろえ、広い範囲とその一部は親子関係にし、別の検索軸は分けて残します。まず少数のノートを調整し、もう一度探せるかを確かめましょう。

「インタビュー」「ユーザー面談」「ユーザー調査」のどれを付けるか毎回迷うなら、名前の関係が曖昧なのかもしれません。次に探しやすくすることを目標にします。

次はどのように探す？

試用期間の料金に関する面談なら、最近のインタビュー一覧から探す場合と、料金に関する資料を集める場合があります。前者は調査方法、後者はテーマです。それぞれの用途を一文で説明できれば、両方の入口が役立ちます。

タグは繰り返す探し方に合わせます。一度だけ出てくる人名や日付、臨時の行動は、まずタイトルや本文に残せます。その条件で何度も集めて見る必要が出たらタグを作ります。

似た名前で記録が分散する例

整理前は「試用中の料金への反応を確認」に「インタビュー」「資料」が付き、プラン選択の記録には「ユーザー面談」、問題のまとめには「ユーザー調査」が付いています。「インタビュー」を開いても最初の一件しか見つかりません。

ユーザー調査にはインタビュー以外にアンケートや使いやすさのテストも含まれます。似た名前をすべて同義と考えず、実際のノートを読んで範囲と関係を確かめます。

名前と収録範囲を説明する

このノート群で「インタビュー」と「ユーザー面談」が同じ意味なら、呼び方をそろえます。「ユーザー調査」は広い親タグに、「製品料金」はテーマの入口にします。「資料」は内容を確認して具体的な分類に置き換えます。

同じ記録に「ユーザー調査/インタビュー」と「製品料金」を付けると、調査方法とテーマの両方から探せます。具体的な行動はタスク名、観察と未確認事項はノートに残し、すべてをタグにはしません。

階層を増やすのはいつ？

親の内容を安定した小分類で繰り返し探す必要があるときに子タグを作ります。「ユーザー調査」の下の「インタビュー」なら、調査全体と面談だけの両方を見られます。まだ存在しないアンケートなどの空タグは不要です。

親子関係は、一方の範囲にもう一方が含まれると説明できるものにします。担当者や実施した週が同じというだけでは、階層にする理由として十分とは限りません。日常の探し方に合わせて深さを決めます。

少しずつ直して元のノートを残す

「ユーザー面談」「資料」のノートを確認し、必要なタグを追加して、使わなくなった関連を外します。「インタビュー」を「ユーザー調査」の下に置き、親と子で何が見つかるか確認します。同じ内容のノートを作り直す必要はありません。

整理後は「ユーザー調査」で面談と問題のまとめを見られ、「インタビュー」で面談だけに絞れます。「製品料金」からもテーマ別に探せます。選択中の料金への反応の記録は、タイトルも本文も元のままです。

古いタグに別の意味のノートがあれば、名前を明確にして残すか、分けて扱います。タグを取り除く前には関連する記録と子タグを確認し、一見空に見えるだけで整理完了とは判断しません。

各分類に入れる記録には、観察と解釈を分けるユーザー面談ノートのテンプレートを使えます。タグで集め、個々の発言と未確認事項はノートに残します。

残した入口から探してみる

特定の面談、調査全体のまとめ、料金テーマから同じ記録を見つけられるか試します。最後に開いたノートだけでなく、使いたい主な入口を確認しましょう。

新しく作る前に、既存の適切な名前と収録範囲を確認します。重複や探しにくさが現れた部分から直せば、内容が増えても毎回すべてを分類し直さずに済みます。

参考：Bear のタグ整理ガイドはタグと階層化を紹介しています。この記事は TodoNote のタスクノートを対象に名前と整理を考える例です。