PARA ordnet Notizen Projekten, Bereichen, Ressourcen und einem Archiv zu. Entscheidend ist der aktuelle Zweck: eine Lieferung, eine dauerhafte Verantwortung, ein Nachschlagethema oder inaktives Material. Wenn sich dieser Zweck ändert, prüfst du die Zuordnung erneut.
Tiago Forte hat PARA entwickelt. Seine ursprüngliche Erklärung richtet die Ordnung an aktuellen Projekten und Zielen aus. Das folgende Beispiel einer Hilfeaktualisierung zeigt eine Umsetzung mit TodoNote-Tags.
Eine Entscheidungstabelle für die vier Kategorien
| Kategorie | Prüffrage | Beispiel aus der Hilferedaktion |
|---|---|---|
| Projekte | Gibt es ein konkretes Ergebnis zum Abschließen? | Diese Runde der Hilfeaktualisierung liefern |
| Bereiche | Ist es eine dauerhafte Verantwortung? | Qualität der Supportinhalte erhalten |
| Ressourcen | Dient es zum Nachschlagen oder Lernen? | Schreibmuster, Begriffe und Bildvorgaben |
| Archiv | Ist es inaktiv, aber aufbewahrenswert? | Aufzeichnungen einer beendeten Aktualisierung |
Eine Hilfeaktualisierung braucht einen abschließbaren Umfang, etwa die Überarbeitung von Kurzanleitung und Exporthilfe. Die Supportqualität muss auch danach gepflegt werden. Das erste ist ein Projekt, das zweite ein Bereich.
Beginne mit einem laufenden Projekt
Erstelle in TodoNote Projekte → Hilfe aktualisieren. Ordne Aufgaben wie „Exporthilfe überarbeiten“ und „Kurzanleitung prüfen“ zu. Die Notiz der Exportaufgabe enthält Problem, Änderungsgrund und Prüfergebnis.
Das Problem lautet: „Auf Export klicken“ verrät nicht, wo die Schaltfläche liegt. Ergänze den Zugangsweg und gleiche die Bezeichnungen mit der aktuellen Oberfläche ab. Die Notiz erklärt später, was geändert wurde und warum.
PARA-Kategorie und Aufgabenstatus beantworten verschiedene Fragen. Ein Projekt kann erledigte Änderungen und offene Prüfungen enthalten. Eine erledigte Aufgabe bedeutet nicht, dass die gesamte Lieferung abgeschlossen ist.
Bereich oder Ressource: Entscheidend ist die Verantwortung
Im Bereich Kundensupport können laufende Qualitätsstandards liegen. Die Ressource Hilfetexte enthält Schreibtechniken für mehrere Projekte. Beide betreffen Hilfeartikel, werden aber aus unterschiedlichen Gründen geöffnet.
Lege Kategorien an, wenn eine konkrete Verantwortung oder ein wiederverwendbares Material vorliegt. Für ein oder zwei Notizen braucht es nicht automatisch weitere Unterebenen. Eine vollständige Ordnung aller Interessen ist keine Voraussetzung.
Was tun, wenn eine Notiz mehrere Zwecke erfüllt?
Die Exportnotiz enthält neben dem Projektgrund ein wiederverwendbares Muster: Position nennen, Handlung beschreiben, Oberflächenbegriffe prüfen. Wenn du danach suchen wirst, ergänze an derselben Aufgabe Ressourcen → Hilfetexte.
Das ist eine Umsetzung mit Tags. Projekt und Ressource öffnen dieselbe Aufzeichnung; zwei Kopien müssen nicht synchron gehalten werden. Ein zweiter Tag sollte einen konkreten Suchweg schaffen und nicht bloß ein ähnliches Wort ergänzen.
Wird die Notiz lang, kannst du allgemeine Methoden gesondert festhalten und zur ursprünglichen Änderung verlinken. Das lohnt sich, wenn die neue Notiz einen klaren eigenen Zweck hat.
Erledigung und Archivierung getrennt prüfen
Im Beispiel endet das Projekt erst, wenn Kurzanleitung und Exporthilfe veröffentlicht und geprüft sind. Ist nur eine Änderung fertig, bleibt die andere Arbeit im aktiven Projekt.
Ersetze nach der Lieferung den Projekt-Tag der betreffenden Aufzeichnungen durch Archiv → Hilfe aktualisieren. Archiv ist hier ein selbst angelegter Tag zur Organisation; der Erledigungsstatus bleibt getrennt. Ressourcen → Hilfetexte kann für weiter nützliche Aufzeichnungen bestehen bleiben.
Du brauchst die ursprüngliche Notiz weder zu löschen noch in ein anderes Dokument zu kopieren. Später findest du die Methode über Ressourcen und den damaligen Kontext im archivierten Projekt. Bei einer Wiederaufnahme passt du die Zuordnung an den neuen Umfang an.
Teste die Ordnung mit einer echten Suche
Probiere es zunächst mit einem aktiven Projekt. Schaffe einen Einstieg für die Lieferung, ordne Aufgaben und Notizen zu und suche einen Änderungsgrund wieder heraus. Findest du ihn dort, wo du ihn erwartest, arbeite weiter. Ältere Notizen kannst du bei Bedarf ordnen.