アクションにつながる議事録：テンプレートと記入例

実行につながる議事録では、議論、決定事項、未決事項を分け、実行が必要な約束を具体的な行動にします。各行動には担当者、成果物、必要な時期、参照先を残します。会議後は自分が行う作業と確認を予定に入れましょう。

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「製品ページを議論。引き続き改善」だけでは次に何をするか分かりません。決まったこと、まだ決まっていないこと、誰が何をするかを先に整理します。

議論と決定を区別する

顧客とのレビューで、初版は製品紹介と問い合わせへの入口に絞ることが決まりました。入口をフォームにするかメールにするかは未定です。導入事例の追加は提案されただけで、採用は決まっていません。

確定事項には範囲と条件を、未決事項には確認先と影響を記録します。未採用の案は議論として残し、調査や検証を行う合意ができたら行動に変えます。

「事例を追加してもよいかも」を、整理の途中で「事例を追加する」と書き換えないようにします。決定が不明なら原記録や参加者に確認し、それまでは未決として扱います。

「フォローする」を終えられる行動にする

「顧客に確認」なら、「問い合わせ入口をフォームかメールにするか確認し、返答をレビューノートに残す」と書けます。修正作業も、合意した二つの部分を更新し、未決の箇所を明示する、と成果を具体化します。

行動の記録には担当者と納品条件、時期を記します。他の人の判断が必要なら、誰に何を聞くかを明確にします。TodoNoteでは自分が実行・確認する部分をサブタスクにできます。

親タスクには会議の背景を残し、入口の確認、ワイヤーフレームの修正、未決事項を添えた更新案の送付をサブタスクにします。理由と次の行動を同じタスクから確認できます。

コピーして使える議事録テンプレート

会議に不要な項目は削除します。担当や日付が決まっていない場合は「要確認」と記し、その確認自体を予定に入れましょう。

議事録｜議題・日付：
参加者：
今回決める必要があること：

決定事項
- 決定・範囲・条件：
- 根拠・関連資料：

未決事項
- 質問と影響：
- 確認先：
- 誰がいつ確認するか：

行動一覧
- 担当者：
- 具体的な行動と成果物：
- 完了条件：
- 着手予定と納期：
- 依存事項と参照先：

未採用・継続検討の案
- 内容と残す理由：

依存関係に沿って会議後の予定を立てる

今日は入口の形式を確認し、返答が届けば明日修正、月曜日に更新案を送ります。返答が遅れたら修正と納品への影響を見直して伝えます。返答待ちの選択肢を承認済みとして扱わないことが大切です。

TodoNoteでは開始日で着手を予定し、実際の納品要件があれば期限を付けます。返答待ちには、質問する・返答を確認するという行動を予定に入れると、その日に何をすべきか明確になります。

導入事例は今回の行動一覧に含めません。後から評価することが決まったら、範囲と成果を定めた別のタスクにします。

結果を元の決定につなぎ直す

更新案を送ったら、ファイルの場所、送付時刻、残る確認事項を関連タスクに残します。次回はその記録から、納品済みと返答待ちを区別できます。

「更新案を送る」の完了は、顧客の検収完了とは異なります。各行動を約束した成果で確認し、続く作業には次の一歩を残しましょう。

参考：Atlassianのアクション項目ガイドは担当、成果、参照元を扱っています。本記事では顧客レビュー後の個人の仕事に当てはめています。